Stan prawny na 23.09.2026.
Jeżeli szukasz terminu przejścia na Cyfrową Książkę Obiektu Budowlanego i trafiasz na datę 31 grudnia 2026 r., to informacja nieaktualna. Termin został przesunięty o pięć lat. Nadal jednak istnieją budynki, które muszą być w systemie już teraz — i to rozróżnienie jest w tym temacie najważniejsze.
Termin przesunięty na 2031 rok
Pierwotny termin wynikał z ustawy z 7 lipca 2022 r. (Dz.U. 2022 poz. 1557) i przypadał na 31 grudnia 2026 r. Ustawa z 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy — Prawo budowlane oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2025 poz. 1847), obowiązująca od 7 stycznia 2026 r., przesunęła go na 31 grudnia 2031 r.
Praktycznie oznacza to, że papierową książkę założoną przed 1 stycznia 2024 r. można prowadzić dalej — do końca 2031 r. Od 1 stycznia 2032 r. dopuszczalna będzie wyłącznie forma cyfrowa. Wyjątkiem są obiekty na terenach zamkniętych, dla których książkę prowadzi się wyłącznie w postaci papierowej.
Które obiekty muszą być w cKOB już teraz
Przesunięcie terminu nie dotyczy wszystkich. Niezależnie od 2031 roku cKOB trzeba założyć w dwóch sytuacjach:
- obiekt oddano do użytkowania po 1 stycznia 2024 r. — wtedy dopuszczalna jest tylko forma cyfrowa;
- obiekt oddano wcześniej, ale nigdy nie miał książki obiektu budowlanego — wtedy zakłada się od razu cKOB, a nie papierową.
Drugi przypadek warto sprawdzić zwłaszcza przy przejmowaniu zarządu nad budynkiem, w którym dokumentacja była prowadzona nieregularnie.
Kto ma obowiązek prowadzić książkę
Zgodnie z art. 60b Prawa budowlanego książkę prowadzi się dla każdego budynku oraz dla obiektu niebędącego budynkiem, którego projekt podlega sprawdzeniu na podstawie art. 20 ust. 2. W praktyce obejmuje to budynki wielorodzinne zarządzane przez spółdzielnie i wspólnoty.
Obowiązek nie obejmuje między innymi:
- budynków mieszkalnych jednorodzinnych;
- garaży i budynków gospodarczych w zabudowie jednorodzinnej;
- obiektów budownictwa zagrodowego i letniskowego;
- obiektów wymienionych w art. 29 ust. 1 i 2, z wyjątkiem sieci gazowych oraz budynków z art. 29 ust. 1 pkt 1b;
- dróg i mostów, dla których prowadzi się książkę drogi albo książkę obiektu mostowego.
Na jeden obiekt przypada jedna książka. Przy współwłasności zakłada ją jeden ze współwłaścicieli, a pozostali otrzymują dostęp w systemie.
Ile masz czasu na założenie książki
Nową książkę zakłada się w terminie 30 dni od jednego z trzech zdarzeń: doręczenia decyzji o pozwoleniu na użytkowanie, upływu terminu na zgłoszenie sprzeciwu po zawiadomieniu o zakończeniu budowy albo zmiany sposobu użytkowania obiektu, która rodzi obowiązek prowadzenia książki.
Jak przejść z papieru na cKOB
Według wyjaśnień GUNB papierową książkę zamyka się odpowiednim wpisem i zakłada cKOB. Nie trzeba przepisywać starych wpisów — książka cyfrowa jest kontynuacją papierowej, a nie nową historią obiektu.
Papierowej książki nie wyrzucasz. Dokumentację, o której mowa w art. 60, przechowuje się przez cały okres istnienia obiektu — wynika to z art. 63 Prawa budowlanego.
Co przygotować przed założeniem konta
System zakłada się przez login.gov.pl. Zanim usiądziesz do wypełniania, przygotuj dane właściciela lub zarządcy, lokalizację obiektu do wskazania na mapie, plan sytuacyjny oraz dokument potwierdzający tytuł prawny.
Ten ostatni punkt bywa źródłem nieporozumień. Tytułem prawnym jest na przykład akt notarialny albo umowa. Odpis z KRS ani pozwolenie na użytkowanie nie są tytułem prawnym i nie wystarczą. Jeżeli działasz przez pełnomocnika, potrzebny będzie skan pełnomocnictwa — nie musi być notarialne.
Wpisy: terminy, korekty i czego nie da się cofnąć
Wpisu dokonuje się niezwłocznie, nie później niż w ciągu 7 dni od zdarzenia, którego dotyczy. Autor może skorygować własny wpis w ciągu 30 dni od jego dokonania. Po tym czasie korekta nie jest już możliwa, a wpisów nie da się usunąć — system zachowuje pełną historię.
To zmienia sposób pracy w stosunku do papieru. Wpis warto przygotować przed wprowadzeniem, zwłaszcza gdy dotyczy ustaleń, które mogą być później analizowane: zakresu robót, przyczyny zdarzenia czy zaleceń pokontrolnych.
Wpisu dotyczącego kontroli okresowej dokonuje osoba, która ją przeprowadziła — w Tablicy III. Przy obiektach wielkopowierzchniowych wysyła ona przez system zawiadomienie do powiatowego inspektora nadzoru budowlanego. Terminy samych kontroli opisujemy w poradniku Kontrole okresowe budynku według art. 62.
Zmiana zarządcy i przekazanie dostępu
Przy zmianie zarządcy dotychczasowy zarządca przekazuje dostęp do książki w systemie. Jeżeli tego nie zrobi — a zdarza się to przy sporach — nowy zarządca składa wniosek do Głównego Inspektora Nadzoru Budowlanego.
Warto ująć przekazanie dostępu do cKOB w liście spraw do zamknięcia przy zmianie zarządcy, obok przekazania otwartych zgłoszeń. Historia jednej sprawy rozdzielona między dwa systemy jest równie kłopotliwa jak rozdzielona między dwóch wykonawców — piszemy o tym w poradniku Zamknięcie i ponowne otwarcie zgłoszenia.
Kary i kwoty, które krążą bez podstawy
Za nieprowadzenie książki obiektu budowlanego art. 93 pkt 9 Prawa budowlanego przewiduje karę grzywny. Jest to wykroczenie, więc stosuje się ogólne granice z Kodeksu wykroczeń: od 20 do 5000 zł (art. 24 § 1), przy czym w postępowaniu mandatowym grzywna co do zasady wynosi do 500 zł (art. 96 § 1 Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia).
W materiałach marketingowych i części artykułów pojawia się kwota 10 000 zł za „uporczywe naruszanie obowiązku”. Nie znaleźliśmy przepisu, który przewidywałby taką kwotę za to wykroczenie. Jeżeli spotkasz taką informację, poproś o wskazanie konkretnego artykułu.
Źródła
- Ustawa z 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy — Prawo budowlane (Dz.U. 2025 poz. 1847)
- Prawo budowlane, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 524 — art. 60a i nast., 63, 93
- GUNB — pytania i odpowiedzi dotyczące c-KOB
- Kodeks wykroczeń — art. 24; Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia — art. 96
Tekst ma charakter informacyjny i nie jest indywidualną poradą prawną. Przed decyzjami dotyczącymi konkretnego obiektu sprawdź aktualne brzmienie przywołanych przepisów oraz wyjaśnienia GUNB.