Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania — wzór do pobrania

Co zawiera wzór?

• Podstawa przekazania i dane obu stron
• Stan liczników: woda, prąd, gaz, ciepło i podzielniki
• Klucze, piloty, karty dostępu i skrzynka pocztowa
• Stan każdego pomieszczenia oraz przekazanego wyposażenia
• Usterki stwierdzone przy przekazaniu wraz z terminem usunięcia
• Miejsce na uwagi stron i podpisy

Kiedy sporządzić protokół?

Protokół najlepiej podpisać w dniu wydania kluczy — przy rozpoczęciu najmu, przy jego zakończeniu i przy sprzedaży lokalu. Przy najmie warto sporządzić dwa protokoły: jeden przy wydaniu lokalu, drugi przy zwrocie. Dopiero zestawienie ich obu pokazuje, co zmieniło się w trakcie najmu, i ułatwia rozliczenie kaucji.

Czynność wykonuje się w lokalu, wspólnie, przed podpisaniem. Protokół wypełniony później, z pamięci, traci swoją funkcję: nie da się już ustalić, czy rysa na podłodze powstała przed przekazaniem, czy po nim.

Jak wypełnić, żeby protokół był przydatny?

Opisuj stan, nie oceniaj. „Zaciek o średnicy ok. 20 cm na suficie przy oknie” niesie informację; „łazienka OK” nie niesie żadnej. Przy każdym liczniku zapisz numer i odczyt, a nie sam odczyt — bez numeru nie wiadomo, którego urządzenia dotyczy.

Zrób zdjęcia liczników i każdej stwierdzonej usterki, opisz je datą i dołącz do protokołu. Jeżeli nie stwierdzono uwag, wpisz „brak uwag”: puste pole bywa później interpretowane jako pominięcie, a nie jako brak zastrzeżeń.

Usterkę, którą ktoś zobowiązuje się usunąć, zapisz razem z osobą odpowiedzialną i terminem. Bez tych dwóch informacji zapis jest tylko notatką, a nie ustaleniem.

Co z tego trafia do administracji?

Część ustaleń z protokołu dotyczy części wspólnych albo instalacji i wymaga zgłoszenia do administracji lub zarządcy — na przykład nieszczelny pion, niesprawny domofon czy brak dostępu do komórki lokatorskiej. Zgłoś je osobno, jako sprawę administracji, i zachowaj numer zgłoszenia. Protokół między stronami nie uruchamia żadnego procesu u zarządcy.

Jak przygotować takie zgłoszenie, żeby dało się je obsłużyć bez dopytywania, opisujemy w poradniku Jak przyjąć zgłoszenie usterki przez telefon? — ta sama lista informacji działa po stronie zgłaszającego. Gdy naprawa wymaga wejścia do innego lokalu, przydaje się Brak kontaktu z mieszkańcem lub dostępu do lokalu.

Wzór ma charakter edukacyjny i nie jest indywidualną poradą prawną. Dostosuj go do treści swojej umowy i stanu faktycznego lokalu. Przy sprzedaży, sporze lub nietypowych ustaleniach skonsultuj treść z prawnikiem.